shares
ビジネスマナービジネスマナー

ビジネスメールの上手な使い方

マナー#03ビジネスメール

ビジネスメールは社会人必須スキル。基本を押さえてマスターしよう!

普段、電話よりコミュニケーションアプリやSNSで連絡を取り合っているという方は多いのではないでしょうか。近年、ビジネスにおいても電話よりもメールで連絡を取り合う機会が増えています。

それほど身近になった連絡ツールだからこそ、ルールやマナーを守り、適切に使いこなさなければなりません。

ここではビジネスメールの基本的なマナーや注意点をご紹介します。

ビジネスメール

POINT1 To/CC/BCCの使い分け

To/CC/BCCはシーンに合わせて上手に使い分けるのがポイント!

メールの宛先にはTo/CC/BCCの3種類があります。それぞれ使用目的が異なるので、しっかりと特徴を押さえましょう。

To
連絡をしたい相手の宛先。
CC
連絡内容を共有したい相手の宛先。Toに入力した相手にも情報が開示されます。
BCC
連絡内容を共有したい相手の宛先。Toに入力した相手には情報が開示されません。

Toは単純にメールを送りたい相手の宛先を入力します。

CCは同じ内容のメールを別の人にも送るための宛先です。例えば、お客様とやり取りしている内容を上司と共有する場合、上司のアドレスはCCに入力します。

この場合、上司は連絡したい相手ではなく、連絡を共有したい相手なのでToではなく、CCに入力しましょう。

BCCもCCと同様、同じ内容のメールを別の人にも送るための宛先です。しかし、Toに入力した相手にBCCの内容は開示されません。そのため、面識のない人たちに一斉にメールを送ったり、お客様と面識のない上司と内容を共有したりする場合に使います。

CCで一斉送信をしてしまうと、複数の情報がそれぞれに開示されてしまいます。個人情報を正しく取り扱うためにもCCとBCCの使い分けには十分注意しましょう。

POINT2 件名は具体的&簡潔に

1日に何十通と送受信するメール。件名は具体的&簡潔に書きましょう

多くのビジネスマンが1日に10通以上メールを送受信しています。中には50通以上送受信している人も。受け取ったメールは速やかに振り分け、優先度の高いものから対応していかなければなりません。しかし件名と内容が一致しなかったり、不透明な件名だったりするとその都度メールを開封して振り分けなければなりません。

メールの件名は一目見て内容がわかるようなものにしましょう。

会議の資料を送るとき
4月23日17時の会議資料について
約束の変更を知らせるとき
××会議の日程変更について
見積りを送るとき
お見積りをご確認ください
重要書類を送るとき
【重要】××の書類をお送りします

このように件名からメールの内容や重要性がわかるように工夫しましょう。また、メールのシステムによっては、そのメールの重要度を示すマークをつけて送ることができますが、社外の人には使わないのがマナーです。

POINT3 定型文をマスターしよう

ビジネスメールのポイントは冒頭の挨拶と簡潔な本文にあり!

メールの冒頭には宛名を書きましょう。その際、社名は略さずに正式名称を書きます。その下段に相手の所属部署、役職、名前と続けます。

次に自分が何者か名乗ります。何度もやり取りを行っている相手でも名乗るのがマナーです。続いて簡単な挨拶文を入れ、本題に入ります。

手紙では時候の挨拶を入れますが、ビジネスメールにおいては簡潔性を求められるので簡単な挨拶で構いません。

本題はPREP法(結論、理由、事例/具体例、結論)の流れに沿って簡潔にまとめましょう。また、日時や場所を指定したり、金額を提示したりする場合は箇条書きにまとめると見やすくなります。

株式会社アールエイチナビ商事
営業部
課長 山田 太郎様

いつもお世話になっております。
株式会社RHnaviの鈴木です。

4月23日17:00の打合せの確認でご連絡いたしました。
その後、ご都合にお変わりはございませんでしょうか。

【日時】4月23日(月曜)17:00~18:00
【場所】アールエイチナビ商事 本社
【内容】○○の新規導入についての打合せ

もしご都合が合わないようでしたら別日程で調整させていただければと存じます。
お気軽におっしゃっていただけましたら幸いです。

当日は何卒、よろしくお願いいたします。

POINT4 署名を設定しよう

メールの署名は名刺代わり。基本情報は事前に登録しましょう!

多くのメールシステムは署名を設定することができます。登録方法に則り、あなたの基本情報を事前に登録しておきましょう。

署名の設定ポイント
  • 会社名、部署名
  • 名前
  • 郵便番号、住所(建物名も省略せずに記載)
  • 電話番号、FAX番号
  • メールアドレス

会社で社用携帯を支給されている場合は携帯の電話番号も記載しましょう。また、学生であれば会社名の部分に大学名、学部を記載しても問題ありません。電話番号は日中繋がりやすい番号を記載します。固定電話でなくても構いません。

POINT5 返信時にも要注意!

返信の時こそ注意が必要!?間違えやすい返信時のマナー

一般的にメールの返信は24時間以内に返信をするよう言われていますが、早いに越したことはありません。メールの返信が遅いとルーズな印象を与えてしまうので注意しましょう。

電話と異なり、返信する時間帯にルールはありませんが、あまり遅くに返信をすると「こんな時間まで働いているのか」と心配されてしまう可能性も。急ぎの用件でなければ深夜帯は避けた方がよいでしょう。

返信の件名に「Re:」がついていても問題ありません。基本的には件名は変えずに返信するのがマナーです。もっと丁寧に対応する際は相手の件名の前に「Re:承知いたしました」など新しい件名をつけます。すると件名だけでメールの内容を把握することができます。

ビジネスメール

ビジネスメールは使うタイミングがとても大切!緊急時は電話がベスト

ビジネスメール

メールが連絡ツールとして一般的になりましたが、緊急時や重要な内容の場合は電話と併せて連絡するようにしましょう。万が一、相手が見落としていたり、システムエラーなどで届いていなかったりする場合もあります。状況に応じてメールと電話を分けるのがベスト。

顔が見えないツールだからこそ、礼儀とマナーを守って活用しましょう。

ページトップへ