社会人の関門！電話対応のマナー

会社の窓口である電話対応。社会人としてのマナーをチェック！

電話対応・電話のマナーは、社会人としての基本的なビジネススキルです。

会社の顔ともなる電話対応は、受け方ひとつで相手の印象が左右されます。法人、個人問わずいかなる内容の電話であっても失礼のない対応を心がけましょう。

ここではそんな電話対応の基本をご紹介します。

POINT1 電話は明るくハキハキと

第一声は明るく、はっきりと。電話は3コール以内に取りましょう

第一声で会社の印象が決まると言っても過言ではありません。それほど相手の表情が見えない電話において「声」は重要な役割を担っています。

電話に出る時は、通常のトーンよりも少し高めの声で出ましょう。いわゆる「笑声（えごえ）」です。顔が見えなくても、笑顔が見えるような心地の良い声を心がけましょう。

また、電話の相手を待たせないよう3コール以内に電話を取るのがマナーです。企業によっては1コールで取るように指導を受けることもあるようなので、企業のルールに則って対応しましょう。

間違った情報はトラブルのもと。伝言は復唱し、正しく伝えましょう

電話の取り次ぎ相手が不在の場合、伝言を受ける場合もあります。その際はしっかりとメモが取れるように準備をします。聞き間違いやミスを防ぐため、相手の社名や氏名、電話番号などの情報は必ず復唱しましょう。

また、相手の情報が聞き取れなかったり、忘れてしまったりした場合はうやむやにせず、しっかりと確認しましょう。

POINT2 取り次ぎはスムーズに

取り次ぎで相手を待たせるのはNG。待たせないために柔軟な対応を

電話を取り次ぐ際は「ただいま確認して参りますので／ただいまお繋ぎいたしますので少々お待ちください」と一言添え、電話を保留にしましょう。

たとえ隣の席の人に取り次ぐ場合も必ず保留にします。電話口を手で塞いだり、デスクに置きっぱなしにしていたりするとこちら側の声が聞こえてしまいますし、失礼なので要注意です。

また、相手も貴重な時間を割いて電話をくださっています。すぐに取り次げない場合や取り次ぎ相手が見当たらない場合は名前と企業名、電話番号を控え、折り返し電話をするようにしましょう。

色々な受け方がありますが、相手に手間を取らせないためにも「こちらからご連絡させていただく」というスタンスを大切にしましょう。

POINT3 伝言メモは正しく書く

誤解を招かないように伝言メモは綺麗に正しく書きましょう！

取り次ぎ相手が不在の場合、相手から伝言を依頼されることもあります。その際は必ず伝言内容、相手の社名・氏名、連絡先を復唱し、メモに残しましょう。

取り次ぎ相手に伝える際はメモ用紙もしくは付箋など文章として残るものに記入します。メモには日時、会社名、名前、伝言内容、連絡先を記入し、最後に自分の名前も書きます。すると何かわからないことがあればあなたに聞くことができ、トラブルを防ぐことができます。